全校各单位：

为增强工作的计划性，提高工作效率，优化会议管理，根据《武汉学院会议管理办法》（武院政字〔2019〕110号）有关规定，严格落实周会议安排报送及发布制度，现就有关事宜通知如下：

一、周会议报送范围

1.学校统一安排的会议或大型活动；

2.由各单位主办并需要校领导出席参加的会议（活动）。

二、报送及发布流程

（一）填报环节

1.会议主办单位须指定专人每周五前在OA办公系统上填报下一周会议（活动）安排；

2.周会议填报内容包括但不限于会议名称、日期、起止时间、地点、参会人员、参会校领导等信息；

3.原则上，各单位在填报周会议前应先申请好会议室或报告厅，并提前邀请相关校领导出席；如需要学校办公室协调校领导参加的会议（活动），须提前与学校办公室联系，由学校办公室统一协调安排。

（二）汇总环节

学校办公室负责对各单位报送的会议信息进行统筹汇总，并对会议时间、地点以及参会人员等进行合理性审查，如有冲突或疑问，将及时与相关主办单位沟通协调。

（三）发布环节

1.学校办公室于每周一通过OA办公系统“一周会表”、企业微信等方式向全校发布当周会议安排表，各单位可实时查阅一周会议安排。

2.周会议安排发布后，各会议（活动）的参会人员由主办单位自行通知。

（四）调整环节

如遇临时安排的重大会议（活动）、重要来宾来访等不可预见情况需新增会议（活动）的，或已经发布的会议（活动）不能按期举行的，主办单位应及时向学校办公室报备，并通知参会人员。学校办公室根据实际情况对会议安排进行调整，并及时更新会议信息。

三、相关要求

（一）各单位要严格遵循精简高效、急缓有序的原则，加强工作的沟通协调，严控会议规模，避免重复会议。星期三下午原则上不安排跨单位会议。

（二）各单位要根据工作需要提前谋划、统筹安排会议，经单位负责人、分管校领导同意后，按时报送每周会议。

（三）各单位会前要做好充分准备，明确会议主题、议程和目的，确保会议内容充实、高效，切实提高会议质量与实效。

（四）原则上，没有在规定时间报送的会议，不列入周会议计划。

                                                                                                                 学校办公室

                                                                                                               2024年9月18日

（联系人：吴悠，联系方式：81299706）